contabilidad de la moda: cómo realizar un seguimiento de sus libros


Una cosa más antes de comenzar con el parte divertida de tu línea de ropa – Ponga su contabilidad y teneduría de libros en orden. Cuanto antes mejor. Créame, es una pesadilla cuando llega la temporada de impuestos y sus libros son un desastre. La forma más fácil de mantener sus finanzas libres de estrés es realizar un seguimiento de ellas en tiempo real. Si recién está comenzando, o incluso si es una marca establecida que siempre parece entrar en pánico en la época de impuestos, pruebe estos trucos de contabilidad de moda para facilitar las finanzas de su línea de ropa.

Teneduría de libros vs contabilidad

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad puede ser fácil si se compromete a hacerlo todos los días. O al menos una vez a la semana. El objetivo de la contabilidad es mantener un informe detallado de las transacciones diarias de su empresa. No solo facilita la vida de su contador, sino que también le brinda datos críticos sobre los flujos de caja, que son necesarios para tomar decisiones comerciales acertadas.

Sin una buena comprensión de sus libros, es fácil endeudarse con todos los pequeños gastos iniciales.

Piense en los gastos iniciales como ir a Target. Entras sin necesidad de nada, agarras un montón de artículos que “no cuestan nada” y sales de la tienda con un billete de $ 300. Eso es lo que sucede con los gastos iniciales. Parecen pequeños, pero se acumulan muy rápido.

El primer año que fundé Virtue + Vice no hice ninguna contabilidad. Y, cuando llegó la hora de los impuestos, fue un espectáculo de mierda. Estaba en la India en un pueblo que tenía un servicio de celular cero, literalmente estaba en un techo tratando de obtener recepción, mi contador estaba en Nueva York haciéndome un millón de preguntas para las que no tenía respuestas mientras se apresuraba a obtener todos mis archivos. hecho a tiempo. Y mi novio / socio de negocios estaba furioso porque yo había estado manteniendo cero registros y teníamos que apresurarnos como locos en el último minuto.

Aprendí mi lección por las malas. Hacer un seguimiento de los gastos comerciales en la industria de la moda es muy diferente a los impuestos personales cada año. Por lo tanto, aprenda de mis errores, siga mis consejos y tómese la contabilidad en serio.

Para el segundo año, contraté servicios de contabilidad a tiempo completo para realizar un seguimiento de mis facturas, gastos, pagos y para evitar problemas futuros.

Te voy a enseñar cómo hacer tu propia contabilidad. Pero, si siente que desea contratar a alguien, envíeme un correo electrónico para recibir algunas recomendaciones increíbles.

¿Qué es la contabilidad?

La contabilidad es mucho más profunda que la contabilidad. Mientras que los contables son excelentes durante la temporada de impuestos. Pueden hacer incluso más que sus impuestos anuales. Ofrecen servicios como planificación fiscal estratégica para ahorrarle dinero a largo plazo y previsión financiera si está empezando a pensar en inversores y en qué tipo de capital se necesita para crecer.

Herramientas de dinero

Yo personalmente uso QuickBooks. Me gusta la funcionalidad de su plataforma, cómo puede generarme facturas de clientes y mantener toda mi información financiera en un solo lugar.

Sin embargo, si recién está comenzando y desea ahorrar algo de dinero, puede usar una hoja de Excel para realizar un seguimiento de su información financiera. Por ejemplo, uso Excel cuando vivo en la India y trato principalmente con efectivo (más sobre eso en un minuto). Cada noche, cuando voy a casa, rápidamente hago un registro de en qué gasté el dinero y cuánto.

Esa fue otra lección que aprendí por las malas. ¡Lleve un registro del efectivo y guarde sus recibos!

Consejos de contabilidad de moda

contabilidad de moda

7 cosas para realizar un seguimiento

1. Inventario

Hay algunos números de los que desea realizar un seguimiento en el inventario. La primera es, la cantidad de cada SKU (unidad de mantenimiento de existencias) que tiene. Una vez que sepa esto, puede calcular otros dos números importantes. Uno es el costo de los bienes. ¿Cuánto costaron hacer? El segundo es el valor de las mercancías. Cuando se vendan, ¿cuánto dinero ganarás?

Es importante hacer un inventario con regularidad a medida que cambian las cosas, es decir, ventas y devoluciones. También debe tener en cuenta que el valor futuro de los bienes se deprecia cuanto más tiempo no se venden. Una vez que sus clientes ven un estilo una temporada, se vuelve cada vez más difícil mover ese estilo temporadas, o incluso años después. Un vestido de verano de 2020 que se vendió a precio completo, podría necesitar venderse con un 50% de descuento en el otoño.

Hacer un seguimiento del inventario es una excelente manera de pronosticar el dinero que ingresará en el futuro. También es importante asegurarse de que no se pierda nada.

Si está contratando empleados que se encargarán de sus envíos, realizar un inventario es fundamental. Odio decir esto, pero el merchandising tiene una forma de encontrar piernas y marcharse. Se pierden cosas. Eso es solo un hecho de esta industria. Ojalá no fuera así, pero lamentablemente es la realidad. Por lo tanto, al hacer un plan para hacer un inventario con regularidad, está realizando un seguimiento activo de las existencias, y cuando las personas saben que está al tanto de los números de existencias, es menos probable que roben.

Y, a veces, las cosas simplemente desaparecen y olvidas por qué. Tengo una unidad de almacenamiento completa llena de productos que los clientes me tiran, material muerto, etc. A menudo me encuentro regalando piezas. Cuando alguien pide un estilo antiguo desde la web, la mayoría de las veces digo oye, gracias por tu pedido, ¿también quieres algo gratis de este catálogo de prendas muertas?

O, me encuentro dándoselo a amigos y familiares al azar. Es difícil hacer un seguimiento de todos los obsequios. Por lo tanto, trato de hacer un inventario al menos dos veces al año.

2. Cuentas por cobrar

Este número es todo el dinero que se le debe y que debería recibir pronto. Este número no incluye préstamos ni dinero de inversores.

Es importante tener en cuenta que las acciones no forman parte de esto. Puede pensar en las cuentas por cobrar como dinero adeudado. Las acciones no son dinero que se le debe, son ingresos que, con suerte, obtendrá en el futuro.

Un ejemplo de un artículo de cuenta por cobrar sería un pago de una boutique. A medida que comience a tratar con los minoristas, aprenderá que les encanta comprar en condiciones. A veces, tomarán tu producto, lo venderán en su tienda y no te pagarán hasta por 90 días.

Estos retrasos en el pago pueden volverse difíciles de recordar. Piense en todas las veces que le prestó un par de dólares a un amigo y luego lo olvidó por completo. Luego, cuando recordaba que había pasado tanto tiempo, casi parecía insignificante mencionarlo. Eso es lo mismo aquí.

La sección de cuentas por cobrar de sus libros le ayuda a realizar un seguimiento de lo que se debe y cuándo se le debe.

Aquí hay otro ejemplo con mi negocio.

Generalmente, trabajo con mis clientes así. Durante el proceso de muestreo, se debe pagar el 100% de la factura para que la fábrica comience a muestrear. Y durante la producción, deben pagar el 50% de su factura de producción para comenzar la producción, y el 50% restante debe pagarse antes de la fábrica (es decir, antes de que el transportista tome la mercancía y salga de la fábrica).

Muy claro.

Pero las cosas son diferentes ahora. Tengo clientes con los que he trabajado durante un tiempo y sé que son buenos para el dinero. Y COVID ha golpeado duramente a muchos de mis clientes y no tienen efectivo. Estoy trabajando de formas nuevas y diferentes cuando se trata de pagos. Y ahora todos tienen un plan de pago diferente. Hacer un seguimiento de quién debe qué y cuándo en mi cabeza es literalmente imposible.

Por eso para mí es tan importante la sección de cuentas por cobrar de mis libros que prepara mi contable. Lo utilizo para ayudarme a saber cuándo recordarles a los clientes que un pago vencerá pronto y dar seguimiento a los pagos atrasados.

Para mí, esta sección es una de las más importantes.

3. Gastos de nómina

Esto es lo que le paga a sus empleados. Si planea tener empleados a tiempo completo, hay otros gastos además de sus salarios. También hay cosas como impuestos sobre la nómina, seguros y seguridad social.

Si recién está comenzando, le recomiendo contratar trabajadores autónomos. Es probable que no tenga suficiente trabajo para un empleado de tiempo completo.

Los autónomos también se conocen como contratistas independientes.

Solo trabajo con autónomos y contratistas independientes. Esto tiene sus pros y sus contras. La ventaja es que me permite trabajar con toneladas de personas diferentes con diferentes habilidades. Si conozco a alguien que se especializa en una habilidad específica, puedo subcontratarle ese proyecto. Cuando tienes un solo empleado, se convierte en un experto en todos los oficios, pero no domina ninguno.

Pero, la desventaja es que no siempre eres una prioridad para tu autónomo. Quizás tengan otro trabajo que pague más. O tal vez simplemente estén ocupados. Los contratistas independientes en realidad no trabajan para usted, por lo que tienden a no estar tan motivados como un empleado a tiempo completo. Tienen la reputación de ser indiferentes. Y eso es parcialmente cierto. He trabajado con autónomos increíbles y con terribles.

Consejo profesional – Al contratar profesionales independientes, siempre obtenga muchas referencias antes de comenzar un proyecto.

4. Cuentas por pagar

Esta es la otra cara de la moneda de las cuentas por cobrar, y podría decirse que no es tan divertida. Cuentas por pagar realiza un seguimiento de los próximos pagos futuros que deberá.

Esta es la información crítica de la que desea realizar un seguimiento en las cuentas por pagar:

  1. Fecha de vencimiento
  2. La fecha en la que comenzará a recibir penalizaciones no se pagó a tiempo
  3. A quien pagas
  4. Cuánto cuesta
  5. Cómo se paga (cheque, depósito automático, efectivo, etc.)

La mayoría de mis pagos por virtud + vicio son pagos automáticos. Es una cosa menos de la que tengo que preocuparme. Pero tenga cuidado con los pagos automáticos, no querrá terminar redactando demasiado su cuenta. Por esta razón, es importante tener una buena comprensión de sus flujos de efectivo.

5. Efectivo

En los estados, no pago mucho en efectivo. Realmente lo único que me viene a la mente son las propinas. Pero, en India, todo es dinero en efectivo. India ha recorrido un largo camino al ingresar al mundo de las finanzas y los pagos digitales, pero el efectivo sigue siendo el rey allí.

Muchos proveedores le ofrecerán un descuento si paga en efectivo. E incluso le ofrecerán un descuento adicional si paga en USD. Y, los billetes de $ 100 estadounidenses están valorados en más de $ 20 o $ 10, por lo que le brindan más poder de negociación. Por último, cuanto más nueva sea la nota, mejor. Entonces, uso efectivo para todo. No solo puedo omitir las tarifas de transacción de la tarjeta de crédito (que en India pasan al comprador), sino que a menudo puedo negociar mejores ofertas.

Historia paralela – ¿Qué es India Cash Crazy?

Parte de esto es cultural. India es un país de ahorradores. No gastan como lo hacemos en Occidente. Incluso puede ver esta cultura de ahorro integrada en la religión hindú. Durante Diwali, es costumbre que las familias compren oro para ahorrar. Sí, literalmente compran y almacenan ladrillos de oro en su casa.

Lo segundo que sucede aquí es que la rupia continúa depreciándose frente al dólar. Cada año que regreso a la India, obtengo un poco más por mi dinero cuando lo convierto en rupias. Los indios esperan que al aceptar el pago en dólares estadounidenses puedan retenerlos durante 5, 10, tal vez incluso 15 años y luego cambiarlos cuando la tasa sea mucho más alta.

De todos modos, la mayoría de ustedes probablemente no pagarán mucho en efectivo. Pero, si es así, es una de las categorías más fáciles de olvidar en la contabilidad.

Si paga en efectivo, solo asegúrese de realizar un seguimiento o, al menos, guarde sus recibos.

6. Ventas

Este número representa cuándo esas unidades de inventario se convierten en ventas y dinero que ingresa. Lleve un registro de esto, ya que le ayudará a controlar sus flujos de caja y saldos bancarios.

7. Compras

Lleve un registro de las cosas que compra para su negocio. Desde tinta para su impresora hasta etiquetas de envío. Todo esto debe registrarse. Y, cuando su contador haga sus impuestos, algunas de estas compras probablemente calificarán como gastos comerciales deducibles de impuestos, lo que en última instancia reducirá la cantidad de dinero que debe al gobierno al final del año.

Empezando

contabilidad de moda: lleve un registro del efectivo

Puede hacer que su contabilidad sea tan simple o tan compleja como desee. Recomiendo comenzar con algo simple que sea fácil de entender y completar. No tiene que obtener toda la alta tecnología con fórmulas de Excel y hojas de cálculo complejas.

Cree un Excel, haga una pestaña para cada una de las 7 categorías de contabilidad y mantenga una lista de todo lo que hay allí. Comprométete a actualizar Excel al menos una vez a la semana.

Veo que muchas marcas se quedan atascadas con la contabilidad porque intentan crear y usar estas plantillas de Excel súper elegantes. Pero, terminan frustrados.

Consejo profesional – Mantenga su libro simple para que comprometerse a usarlo no sea una carga. De esta manera, cuando llegue la temporada de impuestos, será muy fácil.



Fuente: Melanie DiSalvo (shopvirtueandvice.com)

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